El valor de la tecnología en la gestión de viajes

Valora este artículo
(0 votos)
Publicado en Emarketing y Reputación online Martes, 24 Enero 2012 17:39
El valor de la tecnología en la gestión de viajes elproximoviaje.com

Un estudio de Amadeus entre directores financieros revela que los gestores de viajes deben mejorar el equilibrio entre la calidad del servicio y la reducción de costes.

Según el informe Cost Control and Beyond (Control de costos y más), realizado por el centro de estudios CFO Europe Research Services en colaboración con Amadeus, menos del 40% de los directores financieros están satisfechos con los ahorros conseguidos por los programas de viajes corporativos de sus empresas.

El estudio está basado en una encuesta1 realizada a directores financieros de compañías de diversos sectores en Europa, EE.UU. y Asia-Pacífico para analizar sus opiniones sobre la gestión de los viajes de empresa, un área que no ha sido suficientemente explorada hasta ahora desde la perspectiva de esta figura dentro de la compañía. El estudio pone de manifiesto que, si bien los directores financieros ven los viajes desde una óptica de control de costes, la gestión de los gastos de viajes ha hecho hasta ahora una contribución muy reducida a los programas globales de control de costos de las empresas.

Los directores creen que los gestores de viajes de empresa o travel managers deberían orientar sus esfuerzos en mejorar el equilibrio entre la calidad del servicio y el recorte de gastos, consiguiendo ahorros directos a través de unas mejores negociaciones con los proveedores y una supervisión más estrecha de los gastos de viajes en toda la empresa. También desean que los departamentos de viajes se centren en mejorar la productividad de los empleados-viajeros y la integración de los sistemas informáticos de las empresas.

Las conclusiones del estudio son especialmente pertinentes en el contexto actual de incertidumbre económica, en el que las empresas se están esforzando en reducir costos sin poner en peligro la calidad del servicio:

  •  Casi dos tercios de los encuestados señalaron que las herramientas de autorreserva2 (63%) y las herramientas automatizadas para la generación de informes de gastos (66%) tienen un potencial de ahorro de costes medio-alto.
  •  Los directores financieros esperan que los gestores de viajes den prioridad a la productividad de los empleados-viajeros, ahorrándoles tiempo antes del viaje (fase de planificación y reserva), durante el mismo y al regresar a su puesto de trabajo (informes y conciliación de gastos) para minimizar los costes indirectos de los viajes.
  •  El 71% cree que es muy importante integrar la tecnología para la gestión de los viajes con los sistemas generales de gestión de gastos. Sin embargo, sólo el 18% piensa que los sistemas de sus empresas están muy integrados. La integración con otros sistemas empresariales, como las plataformas ERP (Enterprise Resource Planning) y las bases de datos de recursos humanos, también se considera importante para el objetivo global de gestionar los costes de viajes, pero, de nuevo, los resultados están por debajo de lo esperado.
  •  Tres de cada cuatro directores financieros creen que los gestores de viajes deberían centrar sus esfuerzos en la mejora de las relaciones con los proveedores.

Según este estudio, los directores financieros creen en esta área, pero los departamentos de viajes no están ofreciendo resultados. Tener una panorámica completa y global de los datos de viajes de todo el negocio favorecería el poder de negociación con estos proveedores y mejoraría la opinión de los departamentos financieros al conseguir:

  • Orientaciones para mejorar la rentabilidad más basadas en los hechos
  • Un control más estricto de los costes, ya que se puede hacer un seguimiento de los gastos de viaje por proyecto o empleado
  • Un mejor diseño de presupuestos y previsiones
  • El informe también revela que más del 50% de los directores financieros sigue sin estar plenamente convencido de las ventajas de contratar viajes ecológicos.

Con motivo de la presentación de las conclusiones del estudio, Frank Palapies, gerente de operaciones comerciales globales de Amadeus, señaló: «Cuando encargó este informe, Amadeus quería descubrir cómo los departamentos financieros y de viajes pueden trabajar juntos con más eficacia y qué papel puede desempeñar la tecnología para conseguirlo. Parece que sigue existiendo una discrepancia entre el mantenimiento de la calidad del servicio en los viajes de empresa y los esfuerzos por controlar los costes, una realidad ante la que la tecnología puede ser de gran ayuda, suministrando las herramientas necesarias para incrementar la transparencia, la eficiencia y el control de los programas de viajes».

Tan sólo el 27% de los encuestados piensa que la relación entre los departamentos de viajes de empresa y los directores financieros es muy efectiva, aunque son estos últimos quienes tienen la última palabra sobre presupuestos de viaje e inversiones en tecnología para la gestión y producción de informes sobre viajes. Este estudio puede ser una guía orientativa para que los travel managers orienten su actividad en consonancia con la visión de los departamentos financieros y puedan presentar propuestas acordes de inversión en programas de viajes combinando de forma adecuada costes, calidad y valor.

Fuente: gerenciadeviajes.com

Modificado por última vez en Martes, 14 Febrero 2012 04:27